Écarts commande LGO et BL/facture en pharmacie : comment contrôler
Comment contrôler les écarts entre commande LGO et BL/facture en officine : quantité + prix, moments de contrôle, preuves de réclamation. Guide titulaire.
Pour contrôler un écart commande BL facture pharmacie, croisez le LGO (commande / réception) et le document fournisseur — quantité et prix, ligne à ligne. Deux moments : à la réception sur le BL, avant paiement sur la facture ; puis gardez la preuve pour réclamer. Ce guide détaille la méthode, sans choisir d'outil (voir le comparatif dédié plus bas).
Trois pertes silencieuses : facturé > reçu, prix négociés non respectés, manques ou surplus vus trop tard. Pour estimer l'enjeu chez vous, multipliez le volume de lignes par la fréquence réelle de contrôle, puis comptez les écarts détectés après paiement — sans moyenne nationale.
Quand la méthode tient et que le volume plafonne, le guide pour choisir un logiciel de contrôle des écarts compare manuel, LGO seul et outil dédié. À venir dans le cluster : prix négociés non respectés, checklist réception BL ↔ LGO.
À retenir : contrôler un écart, ce n'est pas cocher le carton. C'est croiser LGO et document fournisseur sur quantité et prix, preuve prête avant paiement.
Ce qu'est un écart LGO ↔ BL/facture
Les deux sources de vérité
Chaque livraison met face à face :
- Le LGO — ce que vous avez commandé et, le cas échéant, réceptionné.
- Le document fournisseur — BL à la livraison, facture au règlement.
Un écart naît quand elles divergent. Une ligne en trop, une quantité partielle, un prix unitaire différent du commandé : suffisant pour grignoter la marge sans bruit.
Quantité et prix : deux écarts, une même marge
| Type d'écart | Exemple concret | Risque si on ignore |
|---|---|---|
| Quantité | Facturé ou livré ≠ réception LGO | Stock faux, litige tardif, paiement injustifié |
| Prix | Prix unitaire facturé ≠ prix commandé / attendu | Marge érodée ligne après ligne |
| Les deux | Quantité et tarif divergents | Dossier plus complexe, preuve indispensable |
Quantités seules à la réception : les prix passent. Tarif seul sur facture : manques et surplus passent. Les deux axes, la même marge.
Ce que ce contrôle n'est pas
Pas le pilotage des remises, des RFA ou d'une réception financière « conditions commerciales ». Sujet voisin, autre problème. Ici : commande / réception LGO ↔ BL ou facture, quantité + prix.
BL ou facture : quand contrôler quoi
| Moment | Document | Objectif principal |
|---|---|---|
| À la réception | BL | Quantités livrées vs commande / réception LGO |
| Avant paiement | Facture | Quantités et prix unitaires vs LGO / attendu |
| Si BL et facture divergent | Les deux | Isoler où l'écart s'est créé |
À la réception (BL)
Premier filet : ce qui entre correspond-il à ce que le LGO attend ? Un BL non croisé, c'est souvent un écart de quantité trouvé trop tard — carton rangé, mémoire déjà ailleurs.
Avant paiement (facture)
Second filet, souvent le plus cher à sauter. La facture porte les prix. Réception propre ou non : un tarif hors commandé / négocié passe si personne ne croise avant de payer.
Quand les deux divergent entre eux
BL et facture peuvent raconter deux histoires (quantité corrigée, avoir oublié, ligne ajoutée). Gardez les deux documents, notez l'écart, réclamez sur preuves — pas sur le souvenir du préparateur.
Les écarts à traquer en priorité
Facturé / livré > reçu (ou l'inverse)
Vous payez ce que vous n'avez pas (ou pas entièrement). L'inverse — reçu sans facture claire, surplus non tracé — brouille stock et litiges. Point de départ dans les deux cas : croiser LGO et document.
Prix commandé ou négocié non respecté
Prix unitaire facturé ≠ prix en commande ni conditions attendues. Réception « bonne », marge qui part quand même. Un focus dédié suivra ; ici, retenez : même contrôle que les quantités.
Manques et surplus invisibles trop tard
Ligne oubliée au BL, réception partielle non soldée, surplus rangé sans trace : l'écart existe, plus personne ne le voit à temps. Plus c'est tard, plus la preuve s'érode et plus la réclamation devient un rapport de force.
Méthode de contrôle en 5 étapes
En pratique : isoler les lignes LGO, prendre le BL ou la facture, croiser quantité + prix, qualifier l'écart, préparer la réclamation. Cinq étapes, une seule règle — ne pas faire disparaître l'écart dans le LGO sans trace.
1. Isoler les lignes LGO (commande / réception)
Exportez ou recopiez les lignes de la livraison du jour (ou du lot de factures). Une source LGO par dossier — pas plusieurs commandes mélangées sans les identifier.
2. Prendre le document fournisseur (PDF BL ou facture)
Document réel, pas une relecture orale. PDF ou scan : l'important, c'est de pouvoir y revenir.
3. Croiser ligne à ligne (quantité + prix)
Pour chaque ligne : quantité LGO vs document, prix unitaire attendu vs document. Notez tout de suite type, ligne, écart constaté.
4. Qualifier l'écart
Quantité, prix, ou les deux ? Livraison, facturation, ou réception LGO ? La suite découle de là : correction interne, relance fournisseur, ou les deux. Ne faites pas disparaître l'écart dans le LGO sans trace.
5. Préparer la réclamation
Lignes LGO + extrait BL/facture + nature de l'écart. Un dossier clair se traite ; un soupçon oral s'enlise. Ensuite : envoi au fournisseur selon votre process.
Qui fait quoi en officine
| Rôle | Responsabilité typique |
|---|---|
| Préparateur / réception | Premier croisement BL ↔ LGO (surtout quantités), signalement immédiat |
| Titulaire / adjoint | Revue des écarts de prix, validation des litiges, arbitrage |
| Comptable / secrétariat | Contrôle avant paiement facture, archivage des preuves |
L'organisation dépend de la taille de l'officine. Ce qui ne change pas : une règle connue — qui croise, qui valide, qui réclame — pour que le contrôle ne repose pas sur une seule personne « quand elle a le temps ».
Preuves et réclamation : ce qu'il faut conserver
Minimum viable d'un dossier d'écart
- Référence commande / réception LGO (lignes concernées)
- Document fournisseur (BL et/ou facture)
- Type d'écart (quantité, prix, les deux) et date de détection
- Action engagée (réclamation, réponse, clôture)
Sans ça, vous négociez à découvert.
Délais et discipline avant paiement
Plus vous attendez après la facture, plus le dossier devient politique. Idéal : écart détecté et documenté avant paiement. Si c'est déjà payé, gardez la preuve — la réclamation reste possible, le levier est plus faible.
Passer d'une méthode à un outil
À la main, ça tient tant que le volume est gérable et qu'une personne tient le fil. Ça plafonne dès que les livraisons s'enchaînent, que plusieurs préparateurs réceptionnent, ou que BL et factures ne suivent plus le même rythme.
Pour comparer manuel, LGO seul et outil dédié — grille quantité + prix : Logiciel de contrôle des écarts en pharmacie : comment choisir.
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FAQ : contrôler les écarts LGO ↔ BL/facture
Quelle différence entre contrôler un BL et contrôler une facture ?
Le BL se contrôle à la réception : quantités livrées vs commande / réception LGO. La facture se contrôle avant paiement : quantités et prix unitaires face aux lignes LGO et aux conditions attendues. Les deux moments ne se remplacent pas.
Faut-il contrôler quantité et prix à chaque livraison ?
Oui si vous voulez limiter les pertes silencieuses. Quantité seule : les prix passent. Prix seul : manques et surplus passent. Les deux axes protègent la même marge.
Que faire quand le LGO et le document fournisseur ne correspondent pas ?
Qualifier l'écart (quantité, prix, ou les deux), garder la preuve (lignes LGO + BL ou facture), puis réclamer avant que le paiement ne fige le dossier. Ne pas « ajuster » le LGO pour faire disparaître l'écart sans trace.
Qui doit faire le contrôle en officine ?
Souvent le préparateur à la réception (BL, quantités), avec une revue titulaire sur les écarts de prix et les litiges. L'essentiel : une règle claire — qui croise, qui valide, qui réclame — pas une seule personne « quand elle a le temps ».
Le LGO suffit-il pour détecter tous les écarts ?
Non. Le LGO trace commande, réception et stock. Il ne remplace pas le croisement systématique avec le PDF BL ou facture sur quantité et prix. Sans ce croisement, une partie des écarts reste invisible jusqu'au trop tard.
Checklist express (teaser)
Avant de clôturer une livraison ou un lot de factures :
- Lignes LGO isolées pour le dossier du jour ?
- BL croisé à la réception (quantités) ?
- Facture croisée avant paiement (quantités et prix) ?
- Écarts qualifiés (type + preuve) ?
- Réclamation engagée si besoin — pas un simple « on verra » ?
- Rôles clairs (qui croise / qui valide) ?
- Rien « corrigé » dans le LGO sans trace ?
Une checklist réception BL ↔ LGO plus opérationnelle viendra compléter ce guide.
Conclusion
Contrôler les écarts commande LGO et BL/facture en pharmacie, c'est tenir deux filets — réception et paiement — sur deux axes — quantité et prix — avec des preuves utilisables. La méthode précède l'outil ; l'outil ne sert que s'il la prolonge.
Choix d'approche (manuel, LGO, dédié) : guide comparatif. Parcours outillé : Essayez Deltaxx gratuitement ou voyez la démo.