Checklist réception BL et LGO en pharmacie
Checklist réception BL ↔ LGO en pharmacie : avant / pendant / après, quantité + prix, rôles et preuves. Grille imprimable pour limiter les écarts avant paiement.
Une checklist réception BL et LGO en pharmacie est une grille avant / pendant / après la livraison : croiser le BL fournisseur et le LGO (commande / réception) sur quantité — et prix s’ils apparaissent — avec rôles clairs et preuve utilisable. Objectif : voir les écarts à la réception, pas après paiement.
Cadre méthode : écarts commande LGO et BL/facture. Choix d’outil : logiciel de contrôle des écarts. Après détection : suivi du litige. Livraisons partielles : ruptures et écarts BL/facture.
En bref : préparer → croiser le BL → qualifier et prouver. Quantité à la réception ; prix souvent finalisés à la facture — les deux filets comptent.
Pourquoi une checklist réception BL ↔ LGO
Cocher un carton, c’est vérifier qu’il est là. Contrôler un écart, c’est comparer ce que le LGO a commandé / réceptionné et ce que le BL affirme. Sans grille, tout dépend de la charge du jour : quelqu’un presse, quelqu’un décale — le litige arrive trop tard.
La checklist fixe trois choses :
- Un geste répétable — même contrôle à chaque livraison.
- Des rôles clairs — qui croise, qui valide, qui réclame.
- Une preuve prête — avant que le paiement ne fige le dossier.
Avant la réception : préparer le LGO
Préparez le terrain avant l’arrivée du livreur :
| À faire | Pourquoi |
|---|---|
| Isoler les lignes LGO du dossier du jour | Savoir quoi comparer |
| Désigner qui réceptionne | Éviter le « personne n’était responsable » |
| Avoir le BL (papier ou PDF) prêt à croiser | Pas de contrôle de mémoire |
| Rappeler : qté + note prix si visible sur le BL | Ne pas laisser le prix « pour plus tard » sans repère |
Sans ça, la réception devient improvisation.
Pendant la réception : que vérifier sur le BL
Moment quantité — ligne à ligne :
- BL vs LGO — quantité livrée vs commandée / réceptionnée.
- Écart ? — manque, surplus, ligne en trop ou en moins.
- Prix sur le BL ? — s’il apparaît, notez-le comme repère (pas encore le contrôle facture).
- Trace — coche ou annotation sur la checklist / le dossier.
Ce n’est pas le moment de « régler » en silence dans le LGO. C’est le moment de voir et de noter.
Après la réception : qualifier et prouver
Dès la réception posée :
| Situation | Action |
|---|---|
| Tout colle | Clôturer le dossier (checklist cochée) |
| Écart de quantité | Qualifier + BL + extrait LGO → escalade |
| Repère prix suspect sur le BL | Signaler pour le contrôle facture avant paiement |
| Doute / volume élevé | Ne pas « laisser à demain » sans responsable nommé |
Le titulaire (ou le référent) revoit surtout : écarts de prix, litiges à engager, preuves complètes.
Checklist réception BL ↔ LGO (grille imprimable)
| Moment | Contrôle | Qui | Fait ? |
|---|---|---|---|
| Avant | Lignes LGO isolées pour le dossier | Titulaire / référent | ☐ |
| Avant | Réceptionnaire désigné | Titulaire | ☐ |
| Pendant | Quantités BL ↔ LGO, ligne à ligne | Préparateur | ☐ |
| Pendant | Prix unitaires notés si présents sur le BL | Préparateur | ☐ |
| Après | Écarts qualifiés (qté / prix / les deux) | Préparateur → titulaire | ☐ |
| Après | Preuves jointes (BL + LGO) | Qui a croisé | ☐ |
| Après | Réclamation engagée si besoin — pas « on verra » | Titulaire | ☐ |
| Après | Rien « corrigé » dans le LGO sans trace | Tous | ☐ |
Imprimez-la, plastifiez-la, ou recopiez-la en interne. L’outil change ; la grille reste.
Erreurs classiques à la réception
| Erreur | Conséquence |
|---|---|
| Quantité seule, prix jamais | Prix hors négo passent jusqu’à la facture… ou après |
| Prix seul, quantité négligée | Manques et surplus invisibles |
| « On ajustera le LGO » sans preuve | Litige impossible à défendre |
| Une seule personne « quand elle a le temps » | Trous dès qu’elle est absente |
| Contrôle BL OK, facture jamais croisée | Le second filet (paiement) saute |
BL ≠ facture. Deux moments. Cette checklist couvre surtout le premier ; le second reste obligatoire avant paiement. Méthode : guide écarts commande / BL / facture.
Quand passer d’une checklist papier à un outil
Papier ou Excel tiennent tant que volume et équipe suivent. Signaux de bascule :
- Livraisons enchaînées sans vrai temps de croisement
- Plusieurs réceptionnaires, pas de dossier commun
- Litiges sans preuve exportable
- Sensation de contrôler… et écarts vus après paiement
Alors comparez les approches : choisir un logiciel de contrôle des écarts.
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FAQ : checklist réception BL ↔ LGO
Que vérifier sur un BL à la réception ?
Les quantités livrées face aux lignes commande / réception LGO, ligne à ligne. Si un prix unitaire figure sur le BL, notez-le comme repère — sans confondre avec le contrôle facture avant paiement. En cas d’écart : gardez le BL et l’extrait LGO.
Faut-il contrôler les prix dès le BL ou seulement à la facture ?
Les quantités se contrôlent surtout à la réception sur le BL. Les prix se finalisent souvent sur la facture avant paiement. Un prix déjà visible sur le BL mérite un repère à la réception — sans remplacer le croisement facture.
Qui remplit la checklist en officine ?
Le préparateur à la réception (BL, quantités) ; le titulaire revoit écarts de prix et litiges. Règle claire — qui croise, qui valide, qui réclame — plutôt que « quand quelqu’un a le temps ».
Que faire si le BL et le LGO ne collent pas ?
Qualifier l’écart (quantité, prix, ou les deux), conserver la preuve (lignes LGO + BL), puis escalader selon vos règles avant que le paiement ne fige le dossier. Ne pas « ajuster » le LGO pour effacer l’écart sans trace.
Checklist papier vs outil dédié : quand passer ?
La checklist tient tant que volume et équipe suivent. Dès que les livraisons s’enchaînent, que plusieurs personnes réceptionnent ou que les preuves manquent, un outil de croisement LGO ↔ document fournisseur structure le même geste. Voir le guide de choix d’approche.
Conclusion
La checklist réception BL et LGO transforme un réflexe en process : préparer, croiser, prouver. Quantité à la réception ; prix souvent à la facture — les deux filets restent nécessaires.
Méthode : écarts commande LGO et BL/facture. Outiller le croisement : guide Contrôle · Essayer Deltaxx · Démo.
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